Da migração da suíte de escritório à transformação das áreas operacionais em “startups de automação e IA”, a jornada de inovação no grupo Smart Fit combina a compreensão de tendências na tecnologia e nos hábitos com abordagens efetivas de governança e desenvolvimento de pessoas. Mais do que os indicadores de benefícios do software e dos serviços, a estratégia da empresa foi destacada em um painel no Google Cloud Summit – realizado entre 10 e 11 de setembro em São Paulo – por naturalizar as posturas de segurança; facilitar a colaboração; e “democratizar” a invenção de casos de uso para as tecnologias.
Suítes de aplicações de escritório, plataformas de colaboração e usuários experimentando GenAI (inteligência artificial generativa) com dados empresariais são comuns a qualquer ambiente corporativa. Porém, a equipe de TI da Smart Fit, junto a especialistas da Claro empresas e do Google, deu um sentido estratégico à forma de usar as ferramentas básicas em duas vertentes: empoderar os usuários a extrair o máximo de valor da tecnologia e generalizar padrões corporativos de gerenciamento e segurança.
O papel habilitador da nuvem

Camilo Giannella, gestor de SRE e infraestrutura da Smart Fit, lembrou que o motivo inicial da migração para a suíte Google Workspace foram as necessidades de colaboração irem ao encontro de uma solução nativa de nuvem. “Também vimos perspectivas mais promissoras de inovação e acréscimos de funcionalidades”, disse.
Segundo ele, os pacotes dão acesso a um amplo conjunto de ferramentas de colaboração, produção de conteúdo, gerenciamento de produtividade pessoal e coletiva, além de permitir a inclusão constante de novos produtos. “Os usuários podem ser encorajados a explorar a riqueza de funcionalidades, sem a contrapartida de demandar licenças adicionais”, notou Laísa Oliveira Carvalho, gerente de produtos Google na Claro empresas.
Além da simplificação da gestão operacional e financeira da TI, o modelo do Google Workspace facilita a vida do usuário a ponto de essa facilidade se tornar imperceptível. “Ninguém sabe qual ‘versão’ do Youtube ou do Docs está usando. Melhorias e novas funcionalidades surgem a todo momento”, observa Karin Santos, especialista de vendas de Workspace do Google.
Outra diferença do Google Workspace em relação às suítes tradicionais de escritórios é que quase ninguém teve de pagar cursos para aprender a operar os aplicativos. A vantagem de usabilidade tem ainda um salto com os recursos de GenIA. “Temos pessoas que se destacam por entender muito do negócio e dos clientes, e outras com muita habilidade com planilha ou apresentações. A IA integrada aos aplicativos do Workspace generaliza o perfil de usuário avançado”, argumentou Marcelo Baiochi da Silva, especialista em Workspace do Google.
Nesse contexto, o escopo do parceiro vai muito além da implementação e suporte tradicionais. “O papel da Claro empresas em clientes como a Smart Fit é fazer com que as inovações da tecnologia habilitem as transformações que façam mais sentido às pessoas e à organização” definiu Karin. “Antes, as aplicações de criação, análise e comunicação eram ferramentas apartadas. Só a simplicidade do acesso em nuvem; os recursos nativos de compartilhamento de conteúdo; e a integração das aplicações já abrem oportunidades de facilitar os processos em praticamente qualquer atividade. Cabe ao parceiro, portanto, identificar os casos de uso em que as integrações gerem produtividade, redução de custos ou diferenciais”, explica.
Do suporte operacional à estratégia de engajamento
A Smart Fit é a terceira maior academia de exercícios físicos do mundo, com 1,7 mil unidades e mais 400 a serem ativadas neste ano. Com 12 marcas no portfólio, em uma trajetória de 13 anos, concluiu, no ano passado, a aquisição da Velocity, a maior rede de estúdios de bike indoor da América Latina, com 82 unidades. Nesse processo, a Claro empresas apoiou a integração tanto dos contratos quanto da gestão de cerca de 500 novas contas que foram adicionadas ao painel do Workspace, totalizando mais de 7,8 mil licenças do programa para colaboradores do grupo Smart Fit.
“O time da Claro empresas concluiu a migração em um mês, sem interrupções e com transparência”, contou Camilo Giannella. Ele informou ainda que cerca de 80% da base conta com a licença Business Standard e o restante com o pacote Enterprise.
A principal diferença entre as licenças, além de mais armazenamento ou número de participantes em reuniões, são recursos adicionais de segurança para quem lida com dados críticos, como as informações sobre cerca de 5 milhões de alunos. No entanto, o conjunto de aplicativos disponíveis, e a ser disponibilizados, permite que todos explorem a riqueza das ferramentas, da produção de conteúdo ao desenvolvimento de aplicativos.
Além do fit, a tech também virou smart
Dentro da estratégia da Smart Fit, foi criada a unidade de negócios Smart Tech, que, segundo Gianella, tem cerca de 20 projetos com IA em incubação. No entanto, a criação de produtos digitais não se limita aos desenvolvedores. Por exemplo: em um conjunto de atividades com o AppSheet – a ferramenta de automação sem código incluída no Workspace – foi desenvolvido um aplicativo que automatiza notificações para manutenção dos aparelhos das academias. “Além do pessoal de TI, que sabe construir soluções até com linguagem de programação, vimos que dá para trabalhar com outras áreas e aproveitar a criatividade das pessoas [que não são técnicas]”, destacou Laisa.
Mitigando riscos com IA
Os dados no prompt do Gemini ou os documentos ‘lidos’ pelo NotebookLM não são usados para treinamento dos modelos pelo Google. Ou seja, nenhuma informação vai aparecer em uma resposta de um acesso externo, como exemplificou a gerente da Claro empresas.
O gestor da Smart Fit esclarece que outros modelos de GenAI foram descartados por questões de conformidade. Uma alternativa segura viabiliza a estratégia de aproveitar a suíte para incorporar o uso de IA no cotidiano da organização. “À medida que se permite explorar a tecnologia de forma confiável, os profissionais das áreas acham oportunidades de acelerar as entregas”, descreveu.
O risco de os funcionários usarem plataformas públicas de IA por conta própria é um desdobramento da ameaça conhecida como shadow IT. Para cumprir tarefas específicas, se recorre a aplicativos em SaaS, que podem ser vetores de ataques. É claro que o monitoramento e o bloqueio desse comportamento continua na agenda de cibersegurança. Contudo, a própria versatilidade das ferramentas do Workspace entrega tudo que se precisa, com aplicações homologadas em um ambiente sob controle.
A convergência de segurança e UX (experiência de usuário) é outro ganho inerente à mudança de paradigmas. Enquanto, para o usuário, o Drive e os aplicativos online acabam com os contratempos de se ter várias versões de arquivo espalhadas, do ponto de vista de segurança são milhares de endpoints com informações sensíveis a menos.
Segundo Giannella, é exigido múltiplo nível de autorização (MFA) para todos os acessos.
Junto às condições contratuais e os cuidados de cibersegurança, algumas características da própria forma de trabalhar induzem a práticas de maior controle. Assim, recursos simples, como a definição dos níveis de autorização no compartilhamento ou o histórico de modificações, já trazem senso de responsabilidade sobre o controle da informação.
Tecnologias acessíveis e criatividade como diferencial
Processador de texto e planilha fazem parte da rotina desde que as máquinas de escrever e calculadoras desapareceram dos escritórios. Até hoje, ter uma dessas aplicações abertas é praticamente sinônimo de “estar trabalhando”. Os mais jovens, todavia, podem nunca ter usado um “cliente de e-mail”, à medida que o Gmail naturalizou o modelo de SaaS. Afinal, com as ferramentas de colaboração, durante a pandemia, e mais recentemente com a GenIA, o browser e as plataformas nativas em nuvem se tornam a base da vida digital.
Para quase todos os usuários, o acesso às tecnologias de IA só é viável no modelo de SaaS, até porque as plataformas são nativas em cloud. Junto à disponibilidade e escalabilidade da nuvem, as aplicações já nascem com padrões de integração e, no caso do Google, com alta qualidade na interface com o usuário. Isso faz com que inovações lançadas há poucas semanas se incorporem rapidamente na rotina de trabalho.
Giannella mencionou simplificações e melhorias em processos de admissão pelo RH; relatórios financeiros; marketing; e, evidentemente, na própria área de TI. “Com o NotebookLM, antecipamos a visualização de dados para auditoria”, exemplificou.
A facilidade de compreender documentos extensos também agiliza a atualização de informações técnicas e verificações de compliance. “Se eu chego atrasado em uma reunião, o Gemini pode me dar um resumo do que já foi conversado. São inúmeras as possibilidades de ganhos na produtividade pessoal e nos workflows”, salientou.
Karin Santos concatenou que há problemas semelhantes em empresas de diferentes setores e tamanhos, “mas é preciso ter um parceiro especializado, capaz de olhar o negócio de perto, para identificar prioridades e criar soluções assertivas”, disse.
Já Laisa lembrou que a Claro empresas tem grupos especializados no Google Workspace, para configuração de licenças, suporte à migração e outros serviços de gerenciamento técnico e financeiro. A especialização vai além da tecnologia e a empresa, em seu papel de habilitadora tecnológica, está pronta para ajudar a maximizar os resultados a partir do conhecimento e da criatividade no uso das ferramentas. “Os métodos de capacitação e engajamento se moldam a empresas de todos os portes”, concluiu.